Szkoły i placówki oświatowe. Prawne obowiązki, ograniczenia i wymagania w zakresie wykorzystania systemów monitorowania. Seria: „Monitoring, a przepisy prawa” – część 1.

• Monitoring, a przepisy prawa. Czy w SZKOLE mogę zainstalować monitoring?

Tak, zgodnie z art. 108a pkt.1 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe, 

“Jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa uczniów i pracowników lub ochrony mienia dyrektor szkoły lub placówki, w uzgodnieniu z organem prowadzącym szkołę lub placówkę oraz po przeprowadzeniu konsultacji z radą pedagogiczną, radą rodziców i samorządem uczniowskim, może wprowadzić szczególny nadzór nad pomieszczeniami szkoły lub placówki lub terenem wokół szkoły lub placówki w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring).”

• Czy monitoring może być wykorzystany do oceny pracy zatrudnionego personelu?

Nie, wprawdzie ustawodawca tego wyraźnie nie zabronił, ale wskazał, że monitoring nie powinien stanowić środka nadzoru nad jakością wykonywania pracy przez pracowników szkoły lub placówki. (art. 108a pkt.2) 

• Czy są pomieszczenia w których nie wolno zainstalować monitoringu?

Teoretycznie nie, bowiem wprawdzie ustawodawca w art. 108a pkt.3 bardzo dokładnie wskazał jakie obszary należy wyłączyć i tak monitoring nie powinien obejmować pomieszczeń, w których odbywają się zajęcia dydaktyczne, wychowawcze i opiekuńcze, pomieszczeń, w których uczniom jest udzielana pomoc psychologiczno-pedagogiczna, pomieszczeń przeznaczonych do odpoczynku i rekreacji pracowników, pomieszczeń sanitarnohigienicznych, gabinetu profilaktyki zdrowotnej, szatni i przebieralni, ale dopuścił taką możliwość, w okolicznościach, gdy stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne ze względu na istniejące zagrożenie dla realizacji celu określonego w ust. 1 (bezpieczeństwa) wskazując, że nie może to jednak naruszać godności oraz innych dóbr osobistych uczniów, pracowników i innych osób, w szczególności zostaną zastosowane techniki uniemożliwiające rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób.  (art.108a. pkt.3). Czyli w praktyce łatwo będzie taką instalację uzasadnić, ale trudno będzie ją zrealizować nie naruszając jednej z wartości objętych ochroną prawną (godność, prywatność itp.) Warto jednak pamiętać, że obecnie technologia pozwala na zastosowanie technik uniemożliwiające  rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób, czyli połączenie celu z nałożonym ograniczeniem. Jeżeli jesteś zainteresowany takim rozwiązaniem to zapraszam do kontaktu. 

• Do jakich celów można wykorzystać nagrania i jak długo je przechowywać? 

Nagrania obrazu zawierające dane osobowe uczniów, pracowników i innych osób, których w wyniku tych nagrań można zidentyfikować, szkoła lub placówka przetwarza wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane, i przechowuje przez okres nie dłuższy niż 3 miesiące od dnia nagrania.(art. 108a pkt.4)  Oznacza to, że nie każde nagrania trzeba usunąć po tym okresie, np. nagrania z wjazdu na parking, w trakcie których rejestrowany jest jedynie ruch pojazdów nie podlegają tym ograniczeniom. Decydującym czynnikiem w tym przypadku są dane osobowe. 

• Co się dzieje z nagraniami po okresie przechowywania?

Po upływie okresu, o którym mowa w ust. 4, uzyskane w wyniku monitoringu nagrania obrazu zawierające dane osobowe uczniów, pracowników i innych osób, których w wyniku tych nagrań można zidentyfikować, podlegają zniszczeniu, o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej. (art.108a pkt.5) 

• Jakie przepisy pozwalają na przedłużenie okresu przechowywania nagrań powyżej okres 3 miesięcy?

Jednym z takim przepisów jest art. 222. § 4. ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, czyli w przypadku, w którym nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu
prowadzonym na podstawie prawa lub pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one
stanowić dowód w postępowaniu, termin określony w § 3 ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. 

• Czy kierownik placówki musi poinformować uczniów i pracowników o wprowadzeniu monitoringu?

Tak ustawa nakłada taki obowiązek wskazując, że to Dyrektor szkoły lub placówki informuje uczniów i pracowników szkoły lub placówki o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty w danej szkole lub placówce, nie później niż 14 dni przed uruchomieniem monitoringu. (art.108a pkt.6)

• Czy są inne obowiązki związane z wprowadzaniem monitoringu?

Tak, ustawodawca m.in. wyraźnie wskazał, że to Dyrektor szkoły lub placówki przed dopuszczeniem osoby do wykonywania obowiązków służbowych informuje ją na piśmie o stosowaniu monitoringu.(art.108a pkt.7) Ponadto “W przypadku wprowadzenia monitoringu dyrektor szkoły lub placówki oznacza pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż dzień przed jego uruchomieniem.” (art.108a pkt.8)

• Jakie warunki techniczne i organizacyjne w zakresie przechowywania danych należy spełnić i kto to ustala? 

Ustawodawca w przypadku szkół i placówek nie podał żadnych wytycznych w zakresie warunków technicznych i organizacyjnych, jedynie wskazał, że Dyrektor szkoły lub placówki uzgadnia z organem prowadzącym szkołę lub placówkę odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony przechowywanych nagrań obrazu oraz danych osobowych uczniów, pracowników i innych osób, których w wyniku tych nagrań można zidentyfikować, uzyskanych w wyniku monitoringu. (art.108a pkt.8) Pozostawia to dużą swobodę działania, z drugiej strony biorąc pod uwagę fakt, że obowiązują nas przepisy RODO, każde zaniedbanie w tym zakresie może narazić osoby decyzyjne na konsekwencje prawne, zarówno w zakresie odpowiedzialności cywilnej jak i karnej. Jeżeli chcesz się więcej dowiedzieć o tym, jak technicznie i organizacyjnie przygotować się do przechowywania nagrań to zapraszam do kontaktu.